Organisation du Sport Auto Périgord Noir

1. Présentation générale

Le Sport Auto Périgord Noir (SAPN) est une association sportive dédiée à la promotion, l’organisation et le développement du sport automobile dans le secteur du Périgord Noir. Créée en 1985, elle regroupe des bénévoles passionnés, des officiels, des commissaires, des pilotes et des partenaires locaux.

L’association est notamment organisatrice du Rallye Vallée de l’Homme – Périgord Noir, épreuve inscrite au calendrier FFSA.

2. Gouvernance et structure

2.1 Bureau de l’association

  • Président : Direction générale, relations institutionnelles, validation des décisions stratégiques.
  • Vice-président : Soutien opérationnel, coordination des équipes.
  • Secrétaire : Gestion administrative, convocations, comptes rendus, suivi des dossiers.
  • Trésorier : Gestion financière, budgets, bilans, relations partenaires.

2.2 Équipe opérationnelle

  • Responsable organisation rallye : Supervision globale, coordination FFSA / préfecture / communes.
  • Responsable sécurité : Plan de Sécurité, coordination des dispositifs, relation autorités.
  • Responsable parcours : Conception des spéciales, reconnaissances, roadbooks, implantation.
  • Responsable commissaires : Recrutement, affectations, formation, gestion des postes.
  • Responsable communication : Médias, réseaux sociaux, partenaires, documents officiels.
  • Responsable logistique : Matériel, signalisation, véhicules, zones publiques.
  • Responsable intendance : Hébergements, restauration, besoins matériels humains.
  • Responsable administratif et matériel : Dossiers officiels, adhésifs, remise des prix.

3. Fonctionnement de l’association

3.1 Réunions

  • Réunions de bureau : décisions stratégiques, suivi administratif. 
  • Réunions du Conseil d’Administration : valide les propositions du bureau
  • Réunions d’organisation du rallye : planification, avancement, coordination.
  • Réunions avec les communes : autorisations, implantation, circulation, riverains.

3.2 Bénévoles et commissaires

Le SAPN s’appuie sur un réseau de commissaires licenciés FFSA et de bénévoles locaux.

3.3 Partenaires et institutions

  • FFSA : réglementation, homologations, officiels.
  • Préfecture de la Dordogne : autorisations, sécurité, arrêtés.
  • Département de la Dordogne : subvention.
  • Communauté de Communes et Communes : subventions, logistique, voirie, communication, arrêtés.
  • Partenaires privés : soutien financier et matériel.

4. Organisation du Rallye Vallée de l’Homme

4.1 Phases de préparation

  • Définition du parcours et des spéciales.
  • Dépôt des dossiers administratifs.
  • Élaboration du Plan de Sécurité.
  • Recrutement des commissaires.
  • Préparation du matériel et de la signalisation.

4.2 Relations avec les riverains et propriétaires du parcours

  • Identification et cartographie des habitations et accès privés.
  • Courriers, porte-à-porte, réunions d’information.
  • Collecte des autorisations (chemins privés, barrières, accès).
  • Gestion des laissez-passer et des horaires de fermeture.
  • Suivi post-rallye et traitement des retours.

4.3 Intendance – Hébergements et Restauration

4.3.1 Hébergements

  • Recensement des besoins.
  • Recherche et réservation des hébergements.
  • Transmission des informations pratiques.

4.3.2 Restauration

  • Définition des besoins (veille + jour J).
  • Commandes auprès des prestataires.
  • Organisation de la distribution.
  • Prévision des stocks (eau, encas, café).

4.3.3 Référent intendance

  • Nom / Téléphone / Rôle.

4.4 Gestion administrative et matérielle de l’épreuve

4.4.1 Dossiers officiels et commissaires

  • Collecte des licences FFSA.
  • Vérification des habilitations.
  • Constitution des dossiers individuels.
  • Transmission des listes officielles (FFSA, préfecture, direction de course).
  • Archivage pour le dossier final.

4.4.2 Gestion des adhésifs et marquages véhicules

  • Inventaire des adhésifs.
  • Commande des adhésifs FFSA obligatoires.
  • Commande PLV SAPN / sponsors.
  • Réception, contrôle, stockage.
  • Distribution aux vérifications techniques.
  • Gestion des adhésifs pour ouvreurs, sécurité, organisation.

4.4.3 Gestion de la remise des prix

  • Définition des catégories récompensées.
  • Commande des coupes, trophées et lots.
  • Préparation du podium, sono, PLV.
  • Organisation du déroulé de la cérémonie.
  • Préparation des enveloppes de primes si applicable.

4.5 Déroulement de l’épreuve

  • Installation des postes et zones spectateurs.
  • Briefing des commissaires et officiels.
  • Contrôles techniques et administratifs.
  • Déroulement des spéciales.
  • Gestion des classements et communication.

4.6 Après-rallye

  • Démontage et remise en état.
  • Débriefing interne.
  • Bilan administratif et financier.
  • Remerciements aux partenaires et bénévoles.

5. Engagements et valeurs

  • Sécurité : priorité absolue.
  • Environnement : respect des zones sensibles, gestion des déchets.
  • Professionnalisme : conformité FFSA, rigueur.
  • Esprit associatif : engagement bénévole, convivialité.

6. Contact

  • Sport Auto Périgord Noir
  • Email : contact@sapn.fr 
  • Réseaux sociaux : Facebook 

7. Annexes possibles

  • Organigramme visuel
  • Calendrier annuel
  • Fiches missions bénévoles
  • Procédures internes
  • Historique du rallye
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